Tips, Trik dan Cara Cepat menggunakan Microsoft Excel

Microsoft Excel memang aplikasi yang bagus untuk digunakan. Hampir semua hal yang harus saya lakukan secara manual dapat dilakukan secara otomatis. Apakah Anda perlu menggabungkan dua lembar data serupa? Excel bisa. Apakah Anda perlu melakukan matematika sederhana? Excel bisa. Apakah Anda perlu menggabungkan informasi dalam beberapa sel? Excel bisa.

Jika Anda menemukan situasi di mana Anda perlu memperbarui data secara manual, Anda mungkin kehilangan formula yang dapat melakukannya untuk Anda.

Dasar-dasar Excel

Jika Anda baru memulai dengan Excel, ada beberapa perintah dasar yang harus Anda pahami. Ini adalah hal-hal seperti:

  1. Buat tabel baru dari awal.
  2. Melakukan perhitungan dasar dalam spreadsheet, seperti menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi dalam spreadsheet.
  3. Tulis dan format teks kolom dan judul.
  4. Fungsi pengisian otomatis Excel.
  5. Menambah atau menghapus kolom, baris, dan tabel individual. Berikut cara menambahkan hal-hal seperti beberapa kolom dan baris.
  6. Pertahankan judul kolom dan baris terlihat saat Anda menggulir melewatinya dalam tabel sehingga Anda tahu data apa yang Anda masukkan saat Anda menelusuri dokumen

Jika belum mengetahui dasar dasar excel, anda bisa pergi ke Menggunakan Microsoft Excel Untuk Pemula

Tips, Trik dan Cara Cepat menggunakan Microsoft Excel

1. Gunakan tabel pivot untuk menemukan dan memahami data.

Tabel pivot digunakan untuk mengatur ulang data dalam spreadsheet. Mereka tidak mengubah data yang Anda miliki, tetapi mereka dapat meringkas nilai dan membandingkan berbagai informasi di spreadsheet Anda tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan.

Mari kita lihat sebuah contoh. Katakanlah saya ingin melihat berapa banyak orang di setiap rumah di Hogwarts. Anda mungkin berpikir saya tidak memiliki terlalu banyak data, tetapi untuk kumpulan data yang lebih panjang, ini berguna.

Untuk membuat tabel pivot, saya akan pergi ke Data> Pivot Table. Excel akan secara otomatis mengisi tabel pivot Anda, tetapi Anda selalu dapat mengubah urutan datanya. Kemudian Anda memiliki empat opsi untuk dipilih.

  1. Filter laporan: dengan cara ini Anda hanya dapat melihat baris tertentu dalam kumpulan data Anda. Misalnya, jika saya ingin memfilter menurut rumah, saya dapat memilih untuk menyertakan hanya siswa di Gryffindor daripada semua siswa.
  2. Judul kolom: Ini bisa menjadi judul Anda di kumpulan data.
  3. Label baris: Ini bisa menjadi baris Anda dalam kumpulan data. Label baris dan kolom dapat berisi data dari kolom Anda (mis., nama depan dapat diseret ke label baris atau kolom – itu hanya tergantung pada cara Anda ingin melihat data.)
  4. Nilai: Anda dapat melihat data Anda secara berbeda di bagian ini. Alih-alih hanya memasukkan nilai numerik, Anda dapat menjumlahkan, menghitung, rata-rata, maks, min, menghitung data Anda, atau melakukan manipulasi lain dengan data Anda. Secara default, saat Anda menyeret bidang ke Nilai, itu selalu diperhitungkan.
Baca Juga  Cara Menggunakan Google Spreadsheet Offline

Karena saya ingin menghitung jumlah siswa di setiap rumah, saya pergi ke Tabel Pivot dan menyeret kolom Rumah ke label baris dan nilainya. Ini akan menambah jumlah siswa yang terhubung ke setiap rumah.

2. Tambahkan lebih dari satu baris atau kolom.

Saat Anda bermain-main dengan data Anda, Anda mungkin menemukan bahwa Anda harus terus menambahkan lebih banyak baris dan kolom. Terkadang Anda bahkan mungkin perlu menambahkan ratusan baris. Untuk melakukan ini satu per satu akan sangat membosankan. Untungnya, selalu ada cara yang lebih mudah.

Untuk menambahkan beberapa baris atau kolom dalam tabel, pilih jumlah baris atau kolom yang sama yang ingin Anda tambahkan. Kemudian klik kanan dan pilih Tempel.

Pada contoh di bawah ini, saya ingin menambahkan tiga baris tambahan. Dengan menyorot tiga baris dan kemudian mengklik Sisipkan, saya dapat dengan cepat dan mudah memasukkan tiga baris kosong lagi ke dalam tabel saya.

3. Gunakan filter untuk menyederhanakan data Anda.

Biasanya, saat melihat kumpulan data yang sangat besar, Anda tidak harus melihat setiap baris pada waktu yang sama. Terkadang Anda hanya ingin melihat data yang memenuhi kriteria tertentu. Di sinilah filter berperan.

Anda dapat menggunakan filter untuk mengurangi data agar hanya menampilkan baris tertentu dalam satu waktu. Di Excel, filter dapat ditambahkan ke kolom mana pun di data Anda – dan dari sana Anda dapat memilih sel mana yang ingin Anda tampilkan secara bersamaan.

Mari kita lihat contoh berikut. Tambahkan filter dengan mengklik tab Data dan memilih Filter. Saat Anda mengklik panah di samping judul kolom, Anda dapat memilih apakah akan mengatur data Anda dalam urutan menaik atau menurun dan baris tertentu mana yang akan ditampilkan.

Baca Juga  Rumus Menjumlahkan Data dengan Sebuah Kriteria

Dalam contoh Harry Potter saya, katakanlah saya hanya ingin melihat siswa di Gryffindor. Dengan memilih filter Gryffindor, garis lainnya menghilang.

3. Gunakan filter untuk menyederhanakan data Anda.

Biasanya, saat melihat kumpulan data yang sangat besar, Anda tidak harus melihat setiap baris pada waktu yang sama. Terkadang Anda hanya ingin melihat data yang memenuhi kriteria tertentu. Di sinilah filter berperan.

Anda dapat menggunakan filter untuk mengurangi data agar hanya menampilkan baris tertentu dalam satu waktu. Di Excel, filter dapat ditambahkan ke kolom mana pun di data Anda – dan dari sana Anda dapat memilih sel mana yang ingin Anda tampilkan secara bersamaan.

Mari kita lihat contoh berikut. Tambahkan filter dengan mengklik tab Data dan memilih Filter. Saat Anda mengklik panah di samping judul kolom, Anda dapat memilih apakah akan mengatur data Anda dalam urutan menaik atau menurun dan baris tertentu mana yang akan ditampilkan.

Dalam contoh Harry Potter saya, katakanlah saya hanya ingin melihat siswa di Gryffindor. Dengan memilih filter Gryffindor, garis lainnya menghilang.

4. Hapus titik atau set data duplikat.

Kumpulan data yang lebih besar biasanya memiliki konten duplikat. Anda mungkin memiliki daftar beberapa kontak di sebuah perusahaan dan hanya ingin melihat nomor perusahaan Anda. Dalam situasi seperti itu, sangat mudah untuk menghapus duplikat.

Untuk menghapus duplikat Anda, sorot baris atau kolom yang ingin Anda hapus duplikatnya. Lalu buka tab Data dan pilih “Hapus Duplikat” (di bawah Alat). Sebuah pop-up akan muncul untuk mengkonfirmasi data mana yang ingin Anda kerjakan. Pilih “Hapus Duplikat” dan Anda siap melakukannya.

Anda juga dapat menggunakan fitur ini untuk menghapus seluruh baris berdasarkan nilai kolom duplikat. Jadi jika Anda memiliki tiga baris informasi Harry Potter dan Anda hanya perlu melihat satu, Anda dapat memilih seluruh catatan dan kemudian menghapus duplikat berdasarkan email. Daftar hasil Anda hanya berisi nama unik tanpa duplikat.

Baca Juga  Tips untuk Presentasi PowerPoint yang Elegan Part 2

5. Ubah baris menjadi kolom.

Jika tabel Anda hanya memiliki beberapa baris data, Anda mungkin ingin benar-benar mengonversi item di salah satu baris tersebut menjadi kolom (atau sebaliknya). Ini akan memakan waktu lama untuk menyalin dan menempelkan setiap baris header tunggal – tetapi fitur transpos memungkinkan Anda untuk dengan mudah memindahkan data baris Anda ke dalam kolom atau sebaliknya.

Pertama, sorot kolom yang ingin Anda konversi menjadi baris. Klik kanan padanya, lalu pilih Salin. Selanjutnya, pilih sel di tabel tempat Anda ingin memulai baris atau kolom pertama. Klik kanan sel, lalu pilih Tempel Spesial. Sebuah modul akan muncul – di bawah ini Anda akan melihat opsi untuk mengubah posisi. Centang kotak ini dan pilih OK. Kolom Anda sekarang ditransfer ke baris atau sebaliknya.

6. Pisahkan informasi teks antar kolom.

Bagaimana jika Anda ingin membagi informasi yang ada dalam satu sel menjadi dua sel yang berbeda? Misalnya, Anda mungkin ingin mendapatkan nama perusahaan seseorang dari alamat email mereka. Atau mungkin Anda ingin memisahkan nama lengkap seseorang menjadi nama depan dan belakang untuk template pemasaran email Anda.

Berkat Excel, keduanya dimungkinkan. Pertama, tandai kolom yang ingin Anda pisahkan. Selanjutnya, buka tab Data dan pilih Teks di Kolom. Sebuah modul muncul dengan informasi tambahan.

Pertama, Anda harus memilih Split atau Fixed Width.

“Dipisahkan” berarti Anda ingin memecah kolom menurut karakter seperti koma, spasi, atau tab.
“Lebar tetap” berarti Anda ingin memilih dengan tepat posisi di semua kolom tempat pembagian akan dilakukan.
Pada contoh berikut kita pilih “Separated” sehingga kita bisa memisahkan nama lengkap menjadi nama depan dan belakang.

Maka saatnya untuk memilih pemisah. Ini bisa berupa tab, titik koma, koma, spasi, atau yang lainnya. (Misalnya, “Sesuatu Yang Lain” dapat berupa karakter “@” yang digunakan dalam alamat email.) Dalam contoh kami, kami memilih spasi. Excel kemudian akan menampilkan pratinjau seperti apa kolom baru Anda nantinya.

Saat Anda puas dengan pratinjau, klik Berikutnya. Pada halaman ini Anda dapat memilih format lanjutan jika perlu. Setelah selesai, klik “Selesai”.